14 февраля — неофициальный, но широко отмечаемый в профессиональном мире День компьютерщика. 14 февраля 1946 году научному миру и всем заинтересованным был продемонстрирован первый реально работающий электронный компьютер ENIAC I (Electrical Numerical Integrator And Calculator). Конечно, были и более ранние компьютеры, но это все прототипы и экспериментальные варианты. Если уж на то пошло, то первым компьютером вообще была аналитическая машина Бэббиджа... Но ENIAC был первым реально работающим на практических задачах компьютером. Между прочим, именно от ENIACа современные компьютеры унаследовали двоичную систему исчисления.
Предположим, вы с друзьями зарегистрировали компанию и теперь собираетесь оснастить свой новый офис техникой. Или вы уже трудитесь в солидной фирме, и шеф поручил вам разработать предложения по техническому переоснащению офиса. Как подойти к решению этих задач оптимально, какие общие критерии следует учитывать? Как всегда мы остановимся на общих принципах выбора, не отдавая предпочтения конкретным моделям каких-либо производителей.
Что есть офисная оргтехника?Ни один офис сегодня не обходится без оргтехники. Функциональность техники для офиса определяется количеством людей, работающих в компании, и характером задач, которые они выполняют. Малый офис чаще всего имеет до 10 рабочих мест, средний - 30-50.
Печать документов – принтеры, плоттеры. Размножение – копировальные аппараты (копиры, ризографы, МФУ) с производительностью от нескольких до сотен копий в минуту. Уничтожение ненужных документов – шредеры различных классов защищенности и производительности. Передача документов на любые расстояния – факсимильная техника (факсы), или простое сканирование документов с помощью сканера или МФУ и передача по электронной почте. Упрощение каталогизации и поиска нужных документов – базы данных на корпоративных серверах. Цифровая телефония также ускоряет и упрощает связь между клиентом и поставщиком, между офисами, находящимися в разных местах. Так что набор оборудования современного офиса выглядит примерно следующим образом: Сервер (почтовый, файл-сервер, веб-сервер). Несколько рабочих мест (офисный компьютер, монитор, опционально другая оргтехника) объединенные в сеть. Офисная мини-АТС, несколько системных телефонов и радиотелефонов, плюс проводной аппарат у каждого сотрудника на столе факс. Сетевой принтер или копир высокой производительности с подключением к компьютеру или локальной сети. Также для каждого сотрудника нужно не забыть про канцелярию (калькуляторы, офисные наборы и другие письменные принадлежности)…
Практически вся оргтехника регулируется при помощи компьютеров. На данный момент купить компьютер для офиса можно в любом магазине компьютерной техники. Но не каждый компьютер подойдет для работы в офисе. Здесь ценится скорость работы. А точнее, количество одновременно выполняемых им задач. Поэтому предпочтительней будут компьютеры с двух- или четырехядерными процессорами. Ведь большее количество ядер позволяет ускорить работу компьютера. Не стоит подбирать слишком массивные корпуса для офисных компьютеров, так как большой корпус требует много места. Остальные характеристики компьютеров будут зависеть от того, для какой цели и с каким программным обеспечением будет работать компьютер.
Сегодня достаточно модным явлением стал ноутбук. Его функционал при сопоставимой цене значительно ниже стационарного компьютера, но два существенных преимущества часто заставляют покупателей идти на затраты по его покупке. Первое преимущество – мобильность, возможность работы в любом месте. Второе – понты, дань моде, тренд. Обычно ноутбук можно обнаружить на столе у руководителя организации.
Процесс проектированияПроектирование офисной среды - многосторонний процесс. В него входит как проектирование целого здания, так и выделение конкретному сотруднику определенного рабочего места. Едва ли не основой структуры любого современного офиса является решение разводки компьютерной сети. А вот как ее проложить зависит от набора используемой вами техники. Вот несколько принципов, которыми мы советуем руководствоваться при выборе устройств для офиса.
1. Никто не будет спорить, что одним из самых нужных аппаратов для офиса является принтер, ведь он легко поможет напечатать любой текст или документ, причем сделает это быстро и качественно. Иногда для экономии покупают один принтер на нескольких сотрудников. Дальше вам нужно определиться с другой техникой. Чтобы не запутаться в многообразии аппаратов рекомендуем покупать многофункциональные устройства, включающие в себя сразу несколько единиц техники – и принтер, и сканер, и ксерокс, и факс. Такой аппарат занимает меньше места, да и работать с ним более удобно (все сотрудники идут в одно место, а не бегают по офису для разных целей). Недостатком такого устройства является выход из строя всего аппарата при поломке хотя бы одной его части.
2. Чтобы при покупке оргтехники ничего не упустить и осуществить процесс с максимальной выгодой, в первую очередь определите, для чего в офисе нужен компьютер. Он призван для ведения простой базы данных в Excel, бухгалтерского учета или же для создания сложных электронных схем? В зависимости от целей работы, подбирается необходимая мощность и скорость работы процессора, видео карта, объем памяти и прочие параметры компьютера.
3. Настольный или переносной: если вы большую часть рабочих вопросов решаете в офисе, то достаточно будет настольного компьютера. Но если вы часто путешествуете и для вас важна мобильность, то в качестве основного вам больше подойдет переносной компьютер. В офисе вы можете подключить его к полноразмерному монитору, клавиатуре и мыши через стыковочный узел. К недостаткам переносного компьютера относятся большая вероятность поломки, ограниченные возможности модернизации и, как следствие, более короткий срок службы по сравнению с настольным компьютером. Также при выборе между настольным и переносным компьютерами нужно учитывать затраты на замену и вопросы безопасности, касающиеся потери или кражи переносного компьютера.
4. Приобретите лицензионный пакет программного обеспечения Microsoft. С ним Вы будете регулярно получать обновления программ и обезопасите себя от последствий использования пиратского ПО. Лицензионное ПО – признак разумного менеджмента.
5. Повысить эффективность работы компьютеров в офисе способен сервер. Он в идеальном порядке архивирует данные, бережет информацию от взлома. Также Вы сможете работать с файлами удаленно и скрыть их от посторонних глаз.
Что нужно знать о компьютере?Так что же можно возложить на железные плечи компьютера? А можно ему доверить такие вещи, как набор текста, работа с таблицами, базами данных, электронной почтой и поиск информации в Интернете. А также ведение бухгалтерского учёта. Это самые распространённые задачи, которые придётся выполнять на своём офисном компьютере. Но есть одно «но». Так как бизнес у нас маленький, и мы не можем позволить себе приобрести отдельный компьютер для каждой задачи, поэтому от нашего компьютера потребуется максимальная универсальность в работе. Просто иногда придётся использовать программы для работы с графикой, звуком и видео, а это потребует немалых возможностей от аппаратной части компьютера.
Память: чтобы запускать все необходимое для предприятия программное обеспечение, объем ОЗУ на компьютере должен быть не менее 512 Мб. Однако вы можете начать с 1 Гб, чтобы гарантировать работу системы с дополнительными бизнес-приложениями.
Накопитель на жестких дисках: жесткие диски объемом от 200 до 250 Гб предоставляют достаточно места для удовлетворения потребностей малого предприятия. Но если ваша деятельность подразумевает хранение множества видео- или музыкальных файлов, обратите внимание на более вместительные жесткие диски.
Быстродействие процессора: если ваше предприятие использует компьютеры на базе операционной системы Windows с микропроцессорами Intel Celeron, Pentium или AMD, то их быстродействия, как правило, достаточно для выполнения большинства вычислительных задач, и поэтому проблем с быстродействием процессора возникнуть не должно.
Дисководы для компакт- и DVD-дисков: компьютеры поставляются с дисководами для компакт- и DVD-дисков, предназначенными для просмотра и хранения файлов. Большая часть дисководов для компакт-дисков — это CD-RW, которые способны не только воспроизводить компакт-диски, но и записывать на них данные. Дисковод для DVD-дисков компьютера обозначается как DVD-R/RW (предназначен только для чтения) или DVD+R/RW (также может записывать данные на диск). Отличительной чертой систем верхнего ценового диапазона являются устройства для записи DVD-дисков, способные также записывать компакт-диски. Предпочтительно приобрести компьютер, который имеет как минимум устройство для записи компакт-дисков, которое можно использовать для резервного копирования или обмена файлами. Если вы работаете с видеоматериалами или фотографиями, обратите внимание на высокопроизводительные устройства для записи DVD-дисков.
Монитор: приобретаемый компьютер в офис может поставляться с монитором, или вам потребуется покупать его отдельно. Важен также размер экрана. Для комфортной работы выберите монитор с подходящим размером экрана. Как и у телевизоров, экраны компьютеров измеряются по диагонали.
Разъемы для устройств: определите количество и тип необходимых периферийных устройств. К обычным периферийным устройствам относятся: клавиатура, монитор, мышь, сканер, принтер, факс, копир, видеокамера, аудиоплеер и динамики. Периферийные устройства подключаются к компьютеру через порты USB 2.0. Для подключения всех периферийных устройств в офисе вам может потребоваться компьютер с большим, чем стандартное, количеством портов USB 2.0.
Разъемы карт памяти: в зависимости от требований вашего бизнеса, в офис вам может понадобиться компьютер с разъемами для различных типов карт памяти, используемых цифровыми камерами, КПК или аудиоплеерами.
Приобретение подлинного программного обеспеченияПри покупке нового компьютера для предприятия начните с подлинного программного обеспечения, чтобы гарантировать безопасность, надежность, поддержку и получать последние обновления. Подлинное программное обеспечение Майкрософт — это программное обеспечение, лицензированное, сертифицированное, опубликованное и поддерживаемое корпорацией Майкрософт.
Новые компьютеры с предустановленной подлинной операционной системой Windows 7 или XP имеют этикетку сертификата подлинности корпорации Майкрософт. Она обычно приклеена на корпус компьютера. Сертификат подлинности указывает на наличие лицензии на законную копию операционной системы и имеет целый ряд антипиратских признаков, которые сложно подделать. Без сертификата подлинности вы не имеете законной лицензии на работу с программным обеспечением корпорации Майкрософт.
Также вы можете проверить подлинность программного обеспечения корпорации Майкрософт на компьютере с помощью веб-службы Windows Validation Assistant.
Важно знать, как проверить подлинность программного обеспечения корпорации Майкрософт на новых и ранее купленных компьютерах. Но для покупки наиболее подходящего компьютера в офис необходима информация об основных его компонентах.
Обслуживание офисной техники поручите специалистуОфисная техника, которой пользуются работники офисов в крупных компаниях, имеет много модификаций. Какой бы разнообразной техника ни была, мастера работы технической поддержки знают подход к любому аппарату. Виды поломок могут быть разные: сломанные датчики, ошибки при замене расходных материалов, значительное количество накопившейся в аппарате пыли. Также копир и МФУ могут потребовать и серьёзного ремонта: замены деталей, устранение сбоев в работе сетевых интерфейсов, не работающих блоков питания.
Что еще может понадобиться?Современный менеджер – человек, время которого расписано по минутам, а управлять временем, как известно, дело не простое. Водоворот проектов, многочисленных дел, контактов, мыслей и направлений способен закружить моментально. В таком потоке информации нужно уметь ориентироваться и при этом ничего не упускать из вида.
Самым легко «внедряемым» инструментом, помогающим управлять собой, является современный цифровой диктофон. И многие современные менеджеры уже пользуются этим полезным устройством, но мало кто из них использует его возможности на все 100 процентов. Необходимо отметить, что диктофоны способны отлично скрасить моменты ожидания, время прогулок, простаивание в пробках, тренировок в спортзале и так далее. При его использовании все важные задачи и мысли как будто бы материализуются, а перегруженный мозг менеджера освобождается. Кроме того, диктофон может стать полезнейшим инструментом и для руководства, поскольку он позволяет производить контроль поручений и фиксацию мыслей.
Причин для использования диктофона в современном мире бизнеса также много, как и для использования подавителя сотовых. Необходимо отметить, что подавитель сигналов мобильных телефонов станет идеальным решением для тех руководителей, которые желают, чтобы менеджеры в их компаниях работали, а не общались часами напролет по сотовому. Кроме того, это устройство станет просто незаменимым для залов совещаний и совещательных комнат, где концентрация мысли ни в коем случае не может быть прервана звонком мобильного одного из сотрудников.
Тот факт, что глушители сотовых телефонов и диктофоны позволяют качественно организовать работу офиса, исключая при этом лишние раздражающие факторы, доказан практикой руководства многих компаний. К тому же, подавитель сотовых – реальный шанс обезопасить собственный телефонный разговор от прослушивания. А что еще нужно для успешной работы и борьбы с конкурентами, которые используют не совсем честные методы для того, чтобы занять лидирующие позиции на рынке.