Вместе с вице-губернатором – заместителем председателя Правительства области по социальной политике Павлом Самсоновым, заместителем министра культуры, общественных и внешних связей области Александром Калининым, руководителями учреждения, Юрий Берг осмотрел здание архива области на ул.Советской, ознакомился с условиями хранения документов и работы сотрудников.
Состояние помещений архива остается неудовлетворительным. Несмотря на комплекс мероприятий, проведенных в последние годы, сохранность документов находятся под угрозой. Старые дореволюционные постройки, в которых размещены архивные фонды, не отвечают противопожарным, технологическим и градостроительным нормам. Из-за отсутствия свободных площадей архив практически не осуществляет прием документов от организаций – источников комплектования.
В 2010 году возникла реальная угроза гибели документов в Государственном архиве Оренбургской области. Повышенная влажность, отсутствие вентиляции в старых помещениях архивохранилищ, внешнее воздействие природного климата привели к массовому поражению спорами плесневого грибка ценнейших документов дореволюционных фондов. В рамках ведомственной целевой программы «Создание нормативных условий хранения документов в государственных архивах Оренбургской области на 2010-2012 годы» были выделены средства для устранения нарушений законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела, выявленных в ходе проверок их деятельности Управлением Росохранкультуры по Приволжскому федеральному округу в 2009-2010 годах.
Учитывая особую ценность документов, хранящихся в Государственном областном архиве, согласован проект специализированного здания, площадью 17,3 тыс. кв.м и вместимостью 3,5 млн. единиц хранения. Сметная стоимость строительства архива составляет около 1,5 млрд. руб. Для строительства выделен и поставлен на кадастровый учет земельный участок площадью 14200 кв.м. Однако, финансирование этого проекта из федерального бюджета запланировано только на 2017 год. В связи с этим губернатор поручил соответствующим структурам Правительства области внести предложения по скорейшему решению проблем бюджетного учреждения.
Государственный архив Оренбургской области является крупнейшим архивом региона, в котором хранятся ценные документы XVIII-XX веков в объеме более 800 тыс. ед. хр., из них 22, 5 тыс. – относятся к особо ценным. Документы архива отражают исторические события не только Оренбургского края, но и республик Башкортостана, Татарстана, Средней Азии, а также государств дальнего зарубежья: Польши, Чехии, Франции. Имеются подлинные источники о деятельности и пребывании в Оренбуржье выдающихся граждан России: историка П.И.Рычкова, композитора А.А.Алябьева, лингвиста В.И.Даля, российских литераторов А.С.Пушкина и А.Н.Плещеева, украинского поэта Т.Г.Шевченко.
Настоящей реликвией является уникальный документ Архивного фонда Российской Федерации «Привилегия городу Оренбургу, данная императрицей Анной Иоанновной 7 июня 1734 года» – жалованная грамота, представляющая собой акт передачи строящемуся городу свободных земель и дающая его жителям права и льготы. «Привилегия» включена в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Несколько лет назад документ была отреставрирован за счет средств областного бюджета и сегодня находится на хранении в хорошем состоянии.